Работа по охране труда в организации проводится на основе распорядительной, учетной и отчетной документации. Распорядительная документация готовится на стадии создания организации и включает в себя приказы, распоряжения, положения по организации работы по охране труда, должностные инструкции руководителей и специалистов (с указанием обязанностей по охране труда и ответственности за их невыполнение), инструкции по охране труда для работников и на отдельные виды работ, инструкции о соблюдении противопожарного режима и действиях людей при возникновении пожара.
Необходимо учитывать и то, что согласно Трудовому кодексу РФ некоторые распорядительные акты работодателя, касающиеся прав и социальных гарантий работников, требуют учета мнения профсоюзного или иного уполномоченного работниками органа.
В первоочередном порядке распорядительными актами должны быть назначены:
* должностное лицо (руководитель или его заместитель), ответственное за обеспечение безопасных условий и охраны труда и безопасное производство работ по предприятию в целом;
* должностные лица, ответственные за безопасное производство работ на отдельных участках или в подразделениях предприятия;
* должностное лицо, ответственное за электрохозяйство предприятия, и лицо, замещающее его в период отсутствия;
* должностные лица, ответственные за безопасную эксплуатацию объектов госгортехнадзора и иных объектов повышенной опасности;
* другие ответственные лица в соответствии с требованиями отраслевых правил и инструкций по охране труда и иных нормативных актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда.
В организации должна быть следующая учетная документация, отражающая деятельность по охране труда:
* журнал регистрации входящей документации по охране труда;
* журнал распоряжений по вопросам охраны труда;
* журнал регистрации вводного инструктажа;
* программа вводного инструктажа (примерное содержание вводного инструктажа приводится в приложении к настоящему изданию);
* журнал регистрации первичного инструктажа, повторного, целевого, внепланового инструктажей;
* перечень основных вопросов инструктажа на рабочем месте;
* график проверки знаний по безопасным методам труда;
* перечень работ повышенной опасности или выполняемых в опасных и вредных условиях (при их наличии);
* перечень профессий и работ, для которых работникам необходимо пройти медицинский осмотр;
* журнал регистрации нарядов-допусков на работы повышенной опасности (при их наличии);
* перечень выдаваемых бесплатно спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты;
* личная карточка учета спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты;
* журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
* извещение о групповом несчастном случае, тяжелом несчастном случае, несчастном случае со смертельным исходом;
* сообщение о последствиях несчастного случая на производстве и принятых мерах;
* акт формы Н-1;
* папка с документами на пострадавшего от несчастного случая на производстве для представления в органы социального страхования;
* журнал регистрации инструктажа о противопожарной безопасности;
* план противопожарных мероприятий;
* схема эвакуации при пожаре;
* план мероприятий по улучшению условий и охраны труда на предприятии;
* соглашение по охране труда;
* протоколы измерений показателей производственных факторов на рабочих местах;
* материалы оценки условий труда;
* сертификат соответствия требованиям охраны труда.
Отчетная документация содержит формы официальной статистической отчетности – форму №7-травматизм и форму №1-Т (условия труда), а также журнал выполнения предписаний по устранению выявленных нарушений требований охраны труда государственными органами надзора, контроля, управления.